Avfall Norges Årskonferanse 2019
EXPO 2019

Konferansen avholdes 18. - 20. juni 2019 på 
The Qube og Clarion Hotel og Congress Oslo Airport

Praktisk informasjon

Rengjøring og avfallshåndtering

Utstiller er ansvarlig for å holde orden på sin stand og sørge for at avfall deponeres i henhold til reglene om avfallshåndtering.Det stilles strenge krav til kildesortering. Utstilleren vil bli belastet økonomisk dersom disse regler ikke blir fulgt. Alle stander må kildesortere eget avfall etter retningslinjer satt i avfallsreglementet.

Under opprigg
Utstiller besørger selv rengjøring av sin stand. Dette gjelder også siste dag før åpning.Ved montering er det ikke tillatt å bruke andre stander til oppbevaring av gods, utstyr eller avfall.

Under arrangement
Daglig rengjøring av publikumspassasjer, fellesarealer, samt innendørs stander besørges av Gyro/Arena Team. Daglig renhold omfatter støvsuging av gulv, samt tømming av restavfall og papirkurver Rengjøring blir ikke foretatt i eventuelle møterom/bakrom på standen.
Matavfall må tømmes på anvist sted.

Under nedrigg
Etter endt utstilling må utstiller selv demontere og rydde standen. Spikere og skruer skal ikke ligge igjen på gulv.Ved demontering er det ikke tillatt å bruke andre stander til oppbevaring av gods, utstyr eller avfall. Dersom en stand ikke er forlatt iht regelverket, vil utstilleren bli belastet for det oppryddingsarbeid som arrangør må foreta. 

Miljøfyrtårn
Avfall Norges Årskonferansen vil bli søkt miljøfyrtårnsertifisert som et grønt arrangement med blant annet avfallsreduksjon som ett av målene. Vi vil oppfordre utstillerne å ta dette med i betraktningen når man skal vurdere type og mengde av ”give aways” til utstillingen

Frakt og spedisjon
Utstilleren må selv sørge for all transport, montering, demontering, pakking og bort kjøring av egne varer, utstyr og dekorasjonsmateriell. Alt gods til utstillingen på Quben må være godt merket med arrangementets navn, utstiller samt stand nummer.


Det er følgende priser for å ta imot gods og/eller kjøre gods til stand
- NOK 700 (eks moms) per time
- NOK 350 (eks moms) per halv time
Det er en minimums kostnad av NOK 350 (eks moms). Prisene ovenfor gjelder for mandag-fredag kl 08:00 – 16:00. Overtidstillegg (50% på timepriser) kommer hverdag etter kl 16:00. Overtidstillegg (100% på timepriser) kommer på søndag.

Det er følgende priser for oppbevaring av gods/tomemballasje per cbm
- Lagring av gods/tomemballasje (hente/levere på stand) per cbm = NOK 400,- (eks moms)For bestilling, vennligst ta kontakt.

Vareleveranser, transport, montering, pakking m.v.

Utstilleren må som utgangspunkt selv sørge for all transport, montering, demontering, oppbevaring, pakking og bortkjøring av egne varer, utstyr og dekorasjonsmateriell.
Alt gods som leveres må være godt merket med avsender og mottaker/utstiller samt arrangementets navn og standnummer. Veiadressen er Hans Gaarder veg 15, 2060 Gardermoen. Vi gjør spesielt oppmerksom på at Avfall Norges Årskonferansen og Gyro/Arena Team ikke skal belastes for noen avgifter i denne forbindelse – dette må spesielt ivaretas ved utfylling av fraktdokumentet - The Qube er kun leveringsadresse og må ikke føres opp som mottaker i fraktdokumentet.

Kontaktperson for mottak er:
Hans Wangsmo
tel: 90 87 62 60
hanspetter@ast-as


Transport
Hvis dere trenger ønsker å bestille transport, ta kontakt med Gunnar Steig på telefon 47 75 88 00 transport@messeselskapet.no

Opprigg / nedrigg
Utstiller forplikter seg til å følge oppsatte frister for opp- og nedrigg av stander. Det er viktig å videreformidle denne informasjonen til firmaer/personer som er relevante i denne sammenheng. Det er ikke tillatt å plassere gods eller på annen måte sperre transportkorridorene i forbindelse med montering og demontering av stander.

Lunsj opprigg mandag 17. juni
Lunsj kan kjøpes på hotellet i restauranten fra kl 12.30. Dette betales direkte til hotellet. Middag a la carte servering fra kl 17.00 

Opprigg
Mandag 17. juni – kl 17:00-23:00
Tirsdag 18. juni – kl 07:00-11:00

Nedrigg
Torsdag 20.juni kl 09.00-16.00

Vi ber utstillere om å respektere stengetidspunktet, og ikke begynne nedrigg tidligere.

Bruk av kjøretøy
Kjøring av biler i utstillingshallene tillates ikke uten tillatelse fra Gyro/Arena Team.  Det er ikke tillatt for andre enn Gyro/Arena Team eller utstillingens faste speditør å benytte motorisert transportutstyr i hallene (forbudet gjelder også elektrisk jekketralle og selvbalanserende kjøretøy). Ved bruk av andre fremkomstmidler som f.eks.sykkel skal det holdes lav fart. Alle utstillere må forholde seg til de eventuelt angitte tidspunkt for innkjøring på området som arrangøren fastsetter. Assistanse av kran, truck eller andre laste- og losseredskaper må bestilles hos Gyro/Arena Team.

Det er egen kjøreport inn i utstillingslokalet på 5 meters høyde x 5 meters bredde.

Gulvet i hallen er pusset betong og tåler et trykk på 9 tonn per m2. Gulvet tåler utstyr og maskiner med gummibelter. Det er ikke lov å kjøre varebiler inn i hallen. 


Oppbevaring
Det er satt av oppbevaringsplass for utstillerne hvor emballasje og lignende kan oppbevares under utstillingen.
Det er følgende priser for oppbevaring av gods/tomemballasje per cbm:
- Lagring av gods/tomemballasje (hente/levere på stand) per cbm = NOK 400,- (eks moms)

Kaffe-lunsjpauser
Alle kaffe- og lunsjpauser vil finne sted i utstillingsområdet. Serveringen vil foregå fra flere stasjoner i utstillingsområdet. Lunsjservering for utstillerne vil starte samtidig som deltagere.

Oppheng på vegger
Dekorasjoner må festes slik at standutstyret ikke skades. Tape som på forhånd er godkjent av Gyro/Arena Team  kan benyttes. Det må ikke spikres, stiftes eller skrues i utstyret. Veggene skal være rene og skadefrie når utstiller forlater standen. Dvs. tapetrester, lim, etc. skal være fjernet. Eventuell skade som påføres veggene av utstillere, og som ikke er utbedret når utstiller forlater standen, vil bli utbedret for utstillerens regning.

Presentasjoner på stand
Ved bruk av lyd og audiovisuelt utstyr, kjøring av maskiner eller andre presentasjoner, må utstiller sørge for at nabostander ikke forhindres eller forstyrres. Ved tilkorking i korridorer, forbeholder Gyro/Arena Team seg rett til å avbryte eller tidsbegrense presentasjoner. Bruk av høyttalere eller stemmeforsterkere skal ikke overstige 70 dB.Det er ikke tillatt å dele ut markedsføringsmateriell i korridorer eller andre fellesområder. Enhver presentasjon som kan virke støtende eller er diskriminerende er ikke tillatt! Projeksjon må kun vises på egen stand. 

Forsikring
Utstillere må selv dekke alle nødvendige forsikringer for skade på eget gods, og for mulig ansvar for skade på tredjemanns person eller eiendom. Arrangøren er ikke ansvarlig for skade eller tap av utstillers eiendom.Utstillerne er selv ansvarlige for sikkerheten på standen. Det oppfordres til å rigge ned kostbart utstyr, eller montere lås på dette. Hvis mulig bør det tas med på hotellrommet.

Bilparkering
Det er parkering mot avgift i parkeringshus eller på oppmerkede plasser. 

Fotografering
Utstillere og gjester har ikke anledning til å fotografere noen stand på utstillingen uten samtykke fra vedkommende utstiller. Gyro /Arena Team, presse og arrangøren har rett til å fotografere, foreta lydopptak, og/eller filmopptak av produkter, budskap, presentasjoner, personer eller annet som representerer utstiller eller som utstiller viser under utstillingen. Gyro /Arena Team og arrangøren har rett til fritt å benytte bilder og opptak som nevnt i sin egen markedsføring og i informasjonsmateriell.

Mat og alkoholservering på stand
Det er strengt forbudt å selge alkohol eller mat fra stander under utstillinger hos Gyro /Arena Team. Det er ikke tillatt å medbringe egen alkohol til arrangementer. Det kan tillates servering av alkohol for inviterte gjester i et begrenset tidspunkt under et arrangement. Det er en forutsetning at all alkohol som serveres kjøpes gjennom Gyro /Arena Team. Vi anbefaler også at all mat som skal serveres på stand kjøpes gjennom Gyro /Arena Team.Dersom utstiller står for servering av mat på standen selv, gjelder følgende: Servering av mat på stand skal registreres hos Mattilsynet. Utstiller forplikter seg til å følge de regler som gjelder mht hygiene, oppbevaring og servering av mat.

Huskeregler til tryggere mat:
• Hold det rent
• Vask hendene
• Ikke lag mat når du er syk
• Ha kontroll med temperaturer (kjøleskap eller varmeskap kan være nødvendig)
• Hold rå og ferdiglaget mat atskilt

Force majeure o.l.
Omstendigheter som Gyro /Arena Team og arrangøren ikke selv råder over, slik som avbrudd i leveranse av strøm, vann, varme, tele- og datalinjer o.l., samt situasjoner som kan betegnes som force majeure eksempelvis streik, lockout, brann, ekstremvær, etc, medfører ikke rett til å kreve erstatning, refusjon av standleie, utstyrsleie e.l.